Sinds 1811 zijn er in heel Nederland notarissen. In een deel van Nederland waren er ook al notarissen vóór 1811, de oudste notariële akten die het Streekarchief Langstraat Heusden Altena beheert dateren uit de 16^e eeuw. De taak van notarissen is het opmaken van akten. Soms heeft iets alleen maar rechtskracht als er door een notaris een akte van is opgemaakt. Tegenwoordig is dat bijvoorbeeld het geval bij de verkoop van huizen. De partijen die zo’n akte laten opmaken (bij verkoop van een huis dus de koper en verkoper) krijgen een exemplaar van die akte. Ook de notaris houdt een exemplaar: de minuut. De minuten van alle akten die een notaris heeft opgemaakt vormen een notarieel archief.

In een notarisakte vind je de namen van partijen (personen) en plaatsen, en omschrijvingen van handelingen (bijvoorbeeld een verkoop) en goederen (van een stuk grond tot een inboedel van een huis).

Iedere notaris houdt een register bij waarin hij iedere akte aantekent. Dat register heet repertoire of repertorium. De akten worden doorlopend genummerd en bewaard in volgorde van die nummering. In het repertorium staat meestal ook de aktesoort, bijvoorbeeld testament, en of de akte een minuut of brevet (in originali) betreft. De notaris maakt onderscheid tussen minuut- en brevetakten. De minuutakte blijft bij de notaris en wordt in zijn archief opgenomen. De brevetakte wordt na het opmaken daarvan aan partijen uitgereikt. In het archief van de notaris zijn dus alleen akten aanwezig die in het repertorium vermeld worden als minuut. Van de akten die vermeld worden als brevet of in originali is in het archief van de notaris géén minuut (dus géén akte) aanwezig. Een voorbeeld zijn royementen.

Notarissen bezaten tot 1811 niet het monopolie op het opmaken van akten. Mensen konden zelf kiezen of zij deze handeling door een notaris of door de schepenen lieten doen. Alleen bij overdracht (transport) en bezwaring van onroerend goed hadden schepenen (in verband met de rechtsgeldigheid) het exclusieve recht. In 1811 werden de schepenbanken afgeschaft en nam het notariaat deze taak over.

Notariële archieven die ouder zijn dan 75 jaar, zijn te vinden bij een openbare archiefdienst, zoals het Streekarchief. De notariële archieven die jonger zijn dan 75 jaar worden bewaard bij de rechtbanken of bij de notaris zelf. De archieven worden elke keer overgebracht in perioden van 10 jaar. Dat betekent dat op dit moment de archieven tot en met het jaar 1935 zijn overgebracht. Voor alle akten geldt dat ze na 75 jaar openbaar worden, met uitzondering van testamenten en codicillen, die pas na 100 jaar openbaar worden.

Wat vind je in een notarieel archief?

Het archief van een notaris bestaat uit de akten die door hem zijn opgemaakt. De meest voorkomende akten die een notaris opmaakt zijn:

Testamenten

Een testament is een verklaring waarin iemand laat weten wat er na zijn dood moet gebeuren, met name met zijn vermogen. Iemand kan een testament herroepen en een nieuw testament laten maken. De meeste testamenten worden door een notaris opgemaakt in aanwezigheid van twee getuigen. Gesloten testamenten zijn niet door de notaris opgemaakt, maar bij hem ingeleverd. In de meeste gevallen zal de archivaris zo’n testament mogen openen. Soms maakt iemand een codicil. Alleen een beperkt aantal zaken mag hierin worden vastgelegd. Een codicil hoeft niet bij de notaris bekend te zijn.

Overdracht van onroerend goed en hypotheek

Sinds 1956 is een notariële akte verplicht bij het overdragen van eigendom van onroerend goed, of bij het vestigen of overdragen van andere zakelijke rechten op onroerend goed. Maar ook vóór die tijd kwam er meestal een notaris aan te pas. Bij het verlenen van een hypotheek was een notariële akte altijd al verplicht. Ook eigendomsoverdracht door middel van een veiling of openbare verkoop gebeurde via de notaris.

Huwelijksvoorwaarden

Vroeger kon een akte van huwelijksvoorwaarden alleen worden opgemaakt vóór het sluiten van een huwelijk. Nu kan het ook later. Zonder huwelijksvoorwaarden werden alle goederen, inkomsten en schulden lange tijd gemeenschappelijk. Door een akte van huwelijksvoorwaarden kon je dit anders regelen. Dat had onder meer gevolgen voor de verdeling van de boedel na overlijden.

Boedelbeschrijving

Als er na iemands overlijden meerdere erfgenamen zijn moet de erfenis worden verdeeld. De boedel moet worden gescheiden. Daarvoor moet eerst de boedel worden beschreven. Boedelbeschrijving en -scheiding door een notaris zijn verplicht als een van de erfgenamen afwezig is of onder voogdij of curatele staat. Dat is dus altijd het geval als er minderjarige kinderen zijn. In alle andere gevallen mogen de erfgenamen zelf de boedel beschrijven en scheiden. In boedelbeschrijvingen wordt dikwijls gedetailleerd opgesomd wat er in het sterfhuis aanwezig was. Ook bedrijfsinventarissen, bijvoorbeeld van winkels en boerderijen, kunnen zijn beschreven.

Hoe zoekt u in de notariële archieven?

Neem de volgende stappen:

1. Een deel van de Waalwijkse notarisarchieven, grofweg de periode 1626-1913 omvattend, kan via de zoekingang Notaris- en schepenakten op naam worden doorzocht. Zoekt u een akte van een andere notaris, bepaal dan welke van de onderstaande archieven u nodig hebt.

Bij het Streekarchief vindt u de volgende notariële archieven:

0130 Notariële archieven, Almkerk, Andel, Drunen, Dussen, Giessen, Hedikhuizen, Heusden, Oudheusden, Rijswijk, Veen, Vlijmen, Werkendam, Woudrichem, 1585-1935

1053 Notarieel archief, Capelle en Sprang, 1669-1935

1054 Notarieel archief, Waalwijk, 1626-1935

1055 Notarieel archief, Waspik, 1633-1683, 1801-1837

2. Open de inventaris (beschrijving van de series en archiefbestanddelen) en klik op de standplaats/notaris van uw keuze.
3. Kijk in het repertoire/repertorium van deze notaris.
4. Noteer het aktenummer en het jaar dat u in het repertorium vindt. Vraag vervolgens de aktes van het jaar aan dat u gevonden heeft. Daarin vindt u het aktenummer dat u zoekt.

Zowel de repertoires als de minuutakten kunt u online ter inzage aanvragen op de studiezaal. Een instructie hoe dit online aanvragen werkt, vindt u hier.

Weet u niet bij welke notaris u moet zijn?

Kijk dan hier:

• Via het Centraal Testamentenregister kunt u met behulp van het geboortejaar van de overledene achterhalen bij welke notaris het testament is opgemaakt.
• U kunt de Memorie van Successie van de bewuste persoon opzoeken. Daarin staat de notaris vermeld waar een testament is opgemaakt. De memories van successie die het werkgebied van het Streekarchief betreffen, zijn online te raadplegen bij het Brabants Historisch Informatie Centrum.