Streekarchief Langstraat Heusden Altena heeft alle bouwdossiers van de gemeente Altena van 1918 tot en met 2018 gedigitaliseerd. Gemeente Altena heeft hier opdracht voor gegeven in het kader van het optimaliseren van de dienstverlening. Tot voor kort konden deze dossiers alleen op de studiezaal van het Streekarchief worden bekeken. Daar bracht dit digitaliseringsproject verandering in. Meer dan 35.000 dossiers zijn nu via de website van het Streekarchief digitaal op te vragen en in te zien.

Online opvragen van dossiers is verbetering van dienstverlening
Wethouder Shah Sheikkariem: “Het Streekarchief en de gemeente hadden al een tijdje de wens om het inzien van bouwdossiers voor onze inwoners gemakkelijker en gebruiksvriendelijker te maken. Juist om inwoners makkelijk te bedienen zetten we als gemeente in op digitalisering. Ik ben dus blij dat het Streekarchief deze enorme klus heeft afgerond en iedereen vanuit huis bouwdossiers kan opvragen en inzien. Een verbetering van onze dienstverlening.”

Kippenhok
Dat het een monsterklus is blijkt wel uit de cijfers. Er is bijna 270 meter aan dossiers gescand. Dit zat in 2154 archiefdozen en bevatte 35.644 dossiers. Bouwdossiers bestaan uit verschillende soorten documenten. Bouwtekeningen, vergunningaanvragen, vergunningverlening, correspondentie en berekeningen van bijvoorbeeld constructies of milieutoetsen. Projectleider Joop Pauwels van het Streekarchief: “Tijdens het archiveren viel op dat de opbouw van een bouwdossier in de loop van de jaren toeneemt in omvang. Er zijn soms andere en meer berekeningen nodig of toetsing over milieu of geluid. Verder is het grappig te zien dat de soort aanvragen anders worden. Zo zijn er in het verleden vergunningaanvragen met bouwtekeningen van kippenhokken en duiventillen. Iets waar nu geen vergunning meer voor nodig is, en de aanvragen dus voor verdwenen zijn.

Digitaliseringsproces
Bij een digitaliseringsproject moeten niet alleen de te digitaliseren archiefstukken op het scannen voorbereid worden, er moet ook nagedacht worden over hoe er gescand gaat worden, welk bestandstype het beste is, de naamgeving van de bestanden en hoe de uiteindelijke bestanden zo goed mogelijk via de website aangeboden kunnen worden. Er is voor dit project gekozen voor pdf-bestanden, omdat dit het mogelijk maakt om gedrukte tekst te doorzoeken en zorgt voor een kleiner formaat bestand met een goede beeldkwaliteit. Om de gezochte informatie makkelijker vindbaar te maken en privacy gevoelige gegevens niet online te publiceren is ervoor gekozen om verschillende onderdelen van de bouwdossiers, zoals aanvraag en tekeningen, tijdens het scannen van elkaar te scheiden en hier afzonderlijke pdf-bestanden van te maken. Deze pdf’s zijn vervolgens aan de beschrijvingen van de betreffende bouwdossiers in de archieftoegangen op de website gekoppeld. Op deze manier zijn de bouwdossiers online toegankelijk en voor iedereen vindbaar gemaakt.

Duik in de historie
Wethouder Hans Tanis is ook lid van het algemeen bestuur van het Streekarchief. Hij nodigt alle inwoners uit om eens een kijkje te nemen op de website. Hans Tanis: “Ik ben blij dat het voor onze inwoners gewoon veel praktischer is geworden om bouwdossiers te bekijken. Niet alleen omdat het soms noodzakelijk is deze in te zien voor bijvoorbeeld een verbouwing, maar ook omdat het gewoon leuk is om eens in te duiken. We kennen veel historie en historische gebouwen in onze gemeente. Het is nu heel gemakkelijk om deze schat aan historische informatie vanuit huis te bekijken”.

De digitale bouwdossiers zijn in te zien via 'Bouwtekeningen'.